Bij Praktijk Sylva vinden we het belangrijk dat je weet waar je aan toe bent. Deze voorwaarden verduidelijken onze afspraken over begeleiding, betalingen en het gebruik van online programma’s en digitale producten.

Artikel 1 – Algemeen
1.1. Praktijk Sylva wordt uitgebaat door Lies Vanden Bergh.

• Vestigingsadres: Emiel Hullebroecklaan 6, 8501 Heule

• Ondernemingsnummer: 695462482

• E-mailadres: [email protected]

• Telefoonnummer: 0473 77 51 53

• Erkenningsnummer Psychologencommissie: 892112828

1.2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de diensten, trajecten, online programma’s en digitale producten die rechtstreeks door Praktijk Sylva worden aangeboden.

1.3. De bepalingen over individuele begeleiding gelden voor consultaties en begeleidingstrajecten. De bepalingen over digitale producten en online programma’s gelden voor het betreffende online aanbod. Bij een gecombineerd aanbod kunnen beide onderdelen van toepassing zijn.

1.4. Individuele afwijkingen worden schriftelijk overeengekomen. Deze voorwaarden beperken geen dwingende wettelijke consumentenrechten of patiëntenrechten.

Artikel 2 – Diensten
2.1. Praktijk Sylva biedt psychologische begeleiding, ouderbegeleiding, coaching, workshops en educatieve programma’s en materialen aan. Bij ieder aanbod wordt aangegeven wat je mag verwachten en wat inbegrepen is.

2.2. De begeleiding wordt zorgvuldig uitgevoerd, binnen de professionele deskundigheid van de begeleider. Het gaat om een inspanningsverbintenis: er worden geen garanties gegeven over specifieke resultaten of de termijn waarbinnen verandering plaatsvindt.

2.3. Bij psychologische zorg worden de toepasselijke patiëntenrechten, beroepsregels en regels rond beroepsgeheim gerespecteerd.

2.4. Educatieve downloads, oefeningen en online programma’s zonder individuele behandeling vervangen geen persoonlijke diagnostiek of behandeling. Wanneer meer gespecialiseerde of andere hulp aangewezen is, wordt dit besproken.

2.5. Praktijk Sylva biedt geen permanentie of dringende crisishulp. E-mail en berichten worden niet voortdurend opgevolgd. Bij onmiddellijk gevaar neem je contact op met de hulpdiensten via 112.

Artikel 3 – Aanmelding en afspraken

3.1. Individuele begeleiding start in principe met een betalend kennismakingsgesprek van 60 minuten, tenzij vooraf een andere duur of werkwijze wordt afgesproken. Tijdens dit gesprek verkennen we de hulpvraag en bekijken we of de begeleiding passend is.

3.2. Indien we besluiten samen verder te werken, bespreken we de aanpak, het tarief en de vermoedelijke frequentie van de afspraken. De begeleiding kan in overleg worden bijgestuurd.

3.3. Een overeenkomst voor begeleiding komt tot stand wanneer je uitdrukkelijk (mondeling) instemt met het aanbod en de vooraf meegedeelde voorwaarden.

3.4. Voor digitale producten en online programma’s komt de overeenkomst tot stand bij het afronden van de bestelling. De bestelpagina vermeldt de prijs, inhoud, betalingsvoorwaarden en eventuele toegangsduur.

3.5. De cliënt verstrekt de informatie die redelijkerwijs nodig is voor een zorgvuldige begeleiding en geeft relevante veranderingen door.

Artikel 4 – Tarieven en betaling

5.1. De tarieven worden vooraf meegedeeld. Consumentenprijzen zijn inclusief alle toepasselijke belastingen en verplichte kosten. Indien een btw-vrijstelling geldt, wordt deze toegepast.

5.2. Fysieke en online consultaties worden aansluitend aan de afspraak betaald via factuur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.3. Voor trajecten, workshops en online producten worden het totale bedrag en eventuele betalingstermijnen vooraf vermeld. Een betaling in termijnen verandert op zichzelf niets aan de overeengekomen totaalprijs of wettelijke rechten.

5.4. Bijkomende prestaties, zoals overleg, verslaggeving of verplaatsingen, worden aangerekend zoals op de website vermeld staat bij de tarieven (en na mondeling akkoord van de wettelijke vertegenwoordigers).

5.5. Tariefwijzigingen worden vooraf aangekondigd en wijzigen geen reeds overeengekomen vaste prijs voor een aankoop of traject.

5.6. Bij een betalingsachterstand wordt eerst een kosteloze herinnering verstuurd. Eventuele verdere invordering gebeurt volgens de toepasselijke Belgische wetgeving. Kosten of interesten worden uitsluitend aangerekend wanneer daarvoor een geldige contractuele en wettelijke basis bestaat.

5.7. Bij niet-tijdige betaling behoudt Praktijk Sylva zich het recht voor om sessies op te schorten tot de betaling is ontvangen.

Artikel 5 – Annulering en verplaatsen van afspraken

5.1. Afspraken kunnen tot uiterlijk 48 uur vóór het afgesproken tijdstip kosteloos worden geannuleerd of verplaatst.

5.2. Annuleren of verplaatsen kan via [email protected] of via de afgesproken reservatiemethode. Het tijdstip waarop de melding wordt ontvangen, is bepalend.

5.3. Bij annulering of verplaatsing minder dan 48 uur vooraf, of bij niet opdagen, wordt het volledige tarief in rekening gebracht.

5.4. Bij onverwachte ziekte, overmacht of uitzonderlijke omstandigheden neem je zo snel mogelijk contact op. We bekijken dan welke oplossing passend is.

5.5. Wanneer Praktijk Sylva een afspraak annuleert, wordt in overleg een nieuwe afspraak aangeboden.

5.6. Bij te laat aankomen eindigt de afspraak in principe op het oorspronkelijk afgesproken tijdstip. Het afgesproken tarief blijft verschuldigd. Wanneer de vertraging bij Praktijk Sylva ligt, zoeken we een passende oplossing.

5.7. Voor workshops en groepsactiviteiten kunnen afzonderlijke annulatievoorwaarden gelden. Deze worden vóór de inschrijving meegedeeld en doen geen afbreuk aan toepasselijke wettelijke rechten.

Artikel 6 – Online programma’s en digitale producten
6.1. Voor digitale producten of online programma’s geldt geen herroepingsrecht na start of toegang, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
6.2. Zodra een online programma of digitaal product door de cliënt is gedownload, geopend of in bezit is genomen (bijvoorbeeld via toegang tot een leeromgeving), is terugbetaling niet meer mogelijk.
6.3. Toegangsgegevens zijn persoonlijk en mogen niet worden doorgegeven. Downloads en oefeningen mogen door de koper binnen het eigen gezin worden gebruikt, tenzij bij het product een ruimere gebruikslicentie is vermeld.

6.4. Bij toegangsproblemen of technische fouten kun je contact opnemen via [email protected]. Praktijk Sylva onderzoekt het probleem en zorgt binnen een redelijke termijn voor een passende oplossing.

6.5. Wanneer toegang tot een community is inbegrepen, wordt de duur daarvan vooraf vermeld. Deelnemers gaan respectvol met elkaar om en delen geen persoonlijke informatie of bijdragen van anderen buiten de community zonder toestemming.

Artikel 7 – Vertrouwelijkheid en privacy
7.1. Praktijk Sylva behandelt persoonsgegevens zorgvuldig en overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. Bij psychologische zorg wordt het beroepsgeheim gerespecteerd.

7.2. Informatie wordt alleen met derden gedeeld wanneer daarvoor de vereiste toestemming of een andere geldige wettelijke grondslag bestaat. Wettelijke uitzonderingen op het beroepsgeheim blijven van toepassing.

7.3. Voor zover een cliëntendossier wordt bijgehouden, gebeurt dit met passende beveiligingsmaatregelen en volgens de toepasselijke regels voor toegang en bewaring.

7.4. De privacyverklaring op de website beschrijft welke gegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt, met welke dienstverleners wordt samengewerkt en hoe je je privacyrechten kunt uitoefenen.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid
8.1. Praktijk Sylva voert haar werkzaamheden zorgvuldig uit en is aansprakelijk volgens de toepasselijke wettelijke regels.

8.2. Praktijk Sylva is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade voortvloeiend uit het gebruik van haar diensten, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid.
8.3. De cliënt blijft te allen tijde verantwoordelijk voor zijn of haar eigen proces en keuzes.

8.4. De cliënt wordt aangemoedigd om relevante informatie, vragen en bezorgdheden te delen. Deze samenwerking doet geen afbreuk aan de professionele verantwoordelijkheid van Praktijk Sylva.

Artikel 9 – Klachten
9.1. Ben je ergens niet tevreden over, dan kun je dit bespreken of schriftelijk melden via [email protected].

9.2. Praktijk Sylva geeft binnen 21 kalenderdagen een inhoudelijke reactie. Wanneer meer onderzoek nodig is, ontvang je binnen die termijn een toelichting en een indicatie van de verdere behandeling.

9.3. We streven naar een zorgvuldige oplossing in overleg. Een klacht indienen beperkt je wettelijke rechten niet.

9.4. Voor klachten over patiëntenrechten bij ambulante zorg kun je ook terecht bij de Federale ombudsdienst Rechten van de Patiënt. Voor consumentengeschillen over aankopen kan, afhankelijk van de bevoegdheid, een beroep worden gedaan op de Consumentenombudsdienst.

Artikel 10 – Toepasselijk recht en geschillen
10.1. Op alle rechtsverhoudingen tussen Praktijk Sylva en de cliënt is het Belgisch recht van toepassing.
10.2 Geschillen worden bij voorkeur in overleg opgelost. Indien nodig, worden ze voorgelegd aan de bevoegde rechter te Kortrijk.

Artikel 11 – Auteursrechten en gebruik van materialen

11.1. De teksten, oefeningen, werkboeken, audio’s, video’s en andere materialen zijn beschermd door auteursrechten. De rechten berusten bij Praktijk Sylva of de betreffende rechthebbenden.

11.2. Aankoop geeft een gebruiksrecht binnen de vooraf beschreven grenzen. De auteursrechten worden niet overgedragen.

11.3. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen materialen niet worden doorverkocht, openbaar verspreid, online geplaatst of verwerkt in een eigen commercieel aanbod, behoudens wettelijk toegelaten gebruik.

11.4. Voor gebruik in een praktijk, school, groepswerking of opleiding is een passende professionele licentie of voorafgaande schriftelijke toestemming nodig, tenzij het aanbod dit gebruik uitdrukkelijk toestaat.

Artikel 12 – Begeleiding van minderjarigen

12.1. Voor de start van de begeleiding wordt nagegaan wie het ouderlijk gezag of de wettelijke vertegenwoordiging uitoefent en welke toestemming nodig is. Relevante afspraken of gerechtelijke beslissingen worden door de ouders of de wettelijke vertegenwoordiging vooraf meegedeeld.

12.2. Het kind wordt betrokken op een manier die past bij zijn leeftijd, ontwikkeling en begripsvermogen. Zijn patiëntenrechten en eventuele bekwaamheid om deze zelfstandig uit te oefenen worden gerespecteerd.

12.3. Vooraf worden afspraken gemaakt over oudergesprekken, terugkoppeling en het delen van informatie. Hierbij wordt rekening gehouden met het beroepsgeheim, de privacy en het belang van het kind en de toepasselijke rechten van ouders of vertegenwoordigers.

12.4. Contact met bijvoorbeeld school, het CLB of andere hulpverleners gebeurt met de vereiste toestemming of op een andere geldige wettelijke grondslag.

12.5. Er wordt vooraf vastgelegd wie financieel verantwoordelijk is voor de begeleiding. Een onderlinge kostenregeling tussen ouders wijzigt die afspraak niet automatisch.

Artikel 13 – Stopzetting van begeleiding en terugbetaling

13.1. Je kunt aangeven dat je de begeleiding wilt beëindigen. Waar mogelijk bespreken we samen een zorgvuldige afronding. Voor reeds ingeplande afspraken blijven de annulatievoorwaarden gelden.

13.2. Sessies die correct werden uitgevoerd, blijven verschuldigd. Het uitblijven van een gewenst resultaat geeft op zichzelf geen recht op terugbetaling.

13.3. Bij stopzetting van een vooruitbetaald traject wordt een afrekening gemaakt van de reeds geleverde prestaties en eventueel verschuldigde annulatievergoedingen. Het bedrag voor niet-geleverde onderdelen wordt terugbetaald. De berekening gebeurt volgens de vooraf overeengekomen prijsverdeling, zonder achteraf nieuwe tarieven toe te passen.

13.4. Wanneer Praktijk Sylva de begeleiding beëindigt, wordt dit tijdig besproken. Bij zorgverlening wordt waar nodig aandacht besteed aan doorverwijzing en continuïteit van zorg.

13.5. Terugbetalingen op grond van dit artikel gebeuren binnen 14 kalenderdagen na de definitieve afrekening. Wettelijke terugbetalingsrechten en -termijnen blijven steeds gelden.

Versie: 10 oktober 2026