Laatste wijziging: 10 oktober 2026

Bij Praktijk Sylva deel je soms persoonlijke verhalen, vragen of bezorgdheden. Daar gaan we zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Lies Vanden Bergh, handelend onder de naam Praktijk Sylva, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Adres: Emiel Hullebroecklaan 6, 8501 Heule
Ondernemingsnummer: [ondernemingsnummer]
E-mail: [email protected]
Telefoon: [telefoonnummer]

Deze verklaring geldt voor onze website, contactaanvragen, begeleiding, nieuwsbrief en online aanbod.

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk omschreven doel. Welke gegevens dat zijn, hangt af van je contact met Praktijk Sylva. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verlenen en verbeteren van onze diensten, het beantwoorden van uw vragen en verzoeken, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het verzenden van informatieve e-mails of nieuwsbrieven (alleen met uw toestemming).

Wanneer je contact opneemt of een afspraak maakt

We verwerken je naam, contactgegevens, afspraakgegevens en de informatie die je zelf verstrekt. Dit is nodig om je vraag te beantwoorden, afspraken te organiseren of op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren.

Vermeld in een algemeen contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide medische informatie of gevoelige gegevens over je kind. Tijdens een intake bespreken we wat relevant is voor de begeleiding.

Wanneer je begeleiding volgt

We verwerken de gegevens die nodig zijn voor zorgvuldige psychologische begeleiding en het bijhouden van een patiëntendossier. Dat kunnen identificatiegegevens, je hulpvraag, relevante gezondheids- en gezinsgegevens, onderzoeksgegevens en begeleidingsnotities zijn.

De verwerking gebeurt voor de uitvoering van de begeleiding en het naleven van wettelijke verplichtingen. Gezondheidsgegevens worden verwerkt voor gezondheidszorg door een beroepsbeoefenaar die aan het beroepsgeheim gebonden is, overeenkomstig artikel 9, lid 2, h van de AVG.

We ontvangen informatie in principe van jou. Wanneer nodig kunnen ook ouders, wettelijke vertegenwoordigers of andere hulpverleners informatie bezorgen, met respect voor toestemming, beroepsgeheim en andere toepasselijke wettelijke regels.

Wanneer je een digitaal product of programma koopt

We verwerken je naam, e-mailadres, bestelgegevens, facturatiegegevens, betaalstatus en, indien van toepassing, account- en voortgangsgegevens. Hiermee verwerken we je bestelling, geven we toegang tot je aankoop en bieden we de afgesproken ondersteuning.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst. Facturatiegegevens worden daarnaast verwerkt om aan wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.

Betalingen verlopen via een gespecialiseerde betaaldienstverlener. Praktijk Sylva ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betaling op te volgen, niet je volledige betaalkaartgegevens.

Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief

Met je toestemming verwerken we je e-mailadres, eventuele voornaam, inschrijfvoorkeuren en de registratie van je toestemming. Je ontvangt inspiratie, informatie over het aanbod en eventuele aanbiedingen van Praktijk Sylva.

Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link onderaan iedere nieuwsbrief.

Een consultatie of aankoop schrijft je niet automatisch in voor de nieuwsbrief. Bij een gratis download wordt duidelijk aangegeven of je alleen de download ontvangt of je daarnaast afzonderlijk kunt inschrijven voor vervolgmails.

Voor beveiliging en geschillen

Voor de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het behandelen van klachten of juridische aanspraken kunnen we noodzakelijke technische gegevens en correspondentie verwerken.

Dit gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening en de bescherming van onze rechten, met een afweging van jouw privacybelangen. Voor gevoelige gegevens is daarnaast een toepasselijke wettelijke uitzondering vereist.

3. Zijn gegevens verplicht?

Je beslist zelf of je contact opneemt, je inschrijft of een aankoop doet. Sommige gegevens zijn wel noodzakelijk om je verzoek uit te voeren, bijvoorbeeld een e-mailadres om een download te bezorgen of facturatiegegevens bij een aankoop.

Wanneer noodzakelijke gegevens ontbreken, kunnen we de betrokken dienst mogelijk niet leveren. Optionele gegevens worden als zodanig aangeduid.

Toestemming voor nieuwsbrieven of niet-noodzakelijke cookies is geen voorwaarde om psychologische begeleiding te krijgen.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

Voor de werking van de praktijk gebruiken we externe dienstverleners. Zij krijgen alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun taak. Waar zij gegevens namens ons verwerken, maken we de vereiste afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Afhankelijk van de dienst gaat het om:

• Plug & Pay: website, formulieren, bestellingen en verkoopadministratie.

• MailBlue/ActiveCampaign: nieuwsbrief en automatische e-mailreeksen.

• Huddle: toegang tot online programma’s en community.

• Rosa: afsprakenbeheer en de functies die we binnen dit platform gebruiken.

• Billit en onze boekhouder: facturatie en boekhoudkundige verwerking.

• [Aanvullen: hosting- en e-mailprovider, betaaldienstverlener, eventuele dossier- en videobelsoftware en koppeldiensten.]

Deze partijen kunnen voor bepaalde eigen wettelijke taken zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Hun eigen privacyverklaringen zijn dan eveneens relevant.

Delen met school, andere hulpverleners of betrokkenen gebeurt alleen met de vereiste toestemming of op een andere geldige wettelijke grondslag, met respect voor het beroepsgeheim.

Ook kunnen gegevens worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting of een rechtsgeldige vordering dat vereist.

6. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig, rekening houdend met het doel en wettelijke verplichtingen.

• Patiëntendossiers binnen klinisch-psychologische zorg: minimaal 30 en maximaal 50 jaar na het laatste patiëntencontact, volgens de toepasselijke wettelijke regels.

• Bestel- en facturatiegegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaartermijnen.

• Accounts voor online programma’s: zolang dit nodig is voor de afgesproken toegang en afhandeling van de overeenkomst. Wettelijk te bewaren aankoopgegevens kunnen langer worden bewaard.

• Nieuwsbriefgegevens: zolang je ingeschreven bent. Na uitschrijving stopt de verzending. Een beperkte registratie kan bewaard blijven om je uitschrijving te respecteren en, waar nodig, toestemming te kunnen aantonen.

• Cookie- en trackinggegevens: volgens de termijnen die in het cookiebeleid worden vermeld.

Na afloop worden gegevens verwijderd of, waar passend, onomkeerbaar geanonimiseerd.

7. Hoe beschermen we je gegevens?

Toegang wordt beperkt tot wie de gegevens nodig heeft voor zijn of haar taak.

Geen enkele digitale overdracht is volledig zonder risico. Bespreek gevoelige informatie daarom bij voorkeur via de daarvoor afgesproken communicatiekanalen.

8. Gegevens van kinderen

Bij begeleiding van kinderen gaan we extra zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden rekening met ouderlijk gezag, wettelijke vertegenwoordiging, de leeftijd en maturiteit van het kind en zijn eigen patiëntenrechten.

Het feit dat een ouder een afspraak maakt of betaalt, betekent niet automatisch dat alle inhoudelijke informatie over het kind wordt gedeeld.

9. Cookies, sociale media en e-mailstatistieken

De website kan strikt noodzakelijke cookies gebruiken voor de technische werking. Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare trackers voor statistieken of reclame worden alleen gebruikt na de vereiste toestemming.

Het cookiebeleid vermeldt welke cookies daadwerkelijk worden gebruikt, door wie, voor welk doel en hoelang. Daar wordt ook uitgelegd hoe je je voorkeuren kunt wijzigen.

Bij links naar Instagram of andere externe websites gelden na het doorklikken de privacyregels van die platformen. Ingesloten video’s of sociale-mediaberichten kunnen eveneens gegevens doorgeven. Waar toestemming vereist is, wordt die gevraagd vóór dergelijke inhoud wordt geladen.

10. Automatische e-mails en beslissingen

Na een inschrijving of aankoop kun je automatisch passende berichten ontvangen, zoals een aankoopbevestiging, toegangsinstructies of een e-mailreeks waarvoor je bent ingeschreven.

11. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je vragen om:

• Inzage in je persoonsgegevens en een kopie.

• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.

• Verwijdering of beperking van de verwerking.

• Overdracht van bepaalde gegevens.

• Bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.

Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Zo kunnen we een patiëntendossier of een factuur niet verwijderen wanneer we die wettelijk moeten bewaren.

Je kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Bij redelijke twijfel kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. We reageren in principe binnen één maand. Een wettelijk toegelaten verlenging wordt tijdig uitgelegd. Voor bepaalde patiëntenrechten kunnen kortere termijnen gelden.

12. Vragen of klachten

Heb je vragen of zorgen over je privacy? Neem gerust contact op via [email protected].

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat op de website, met de datum van de laatste wijziging.

Bij wezenlijke veranderingen informeren we je waar nodig afzonderlijk. Wanneer nieuwe toestemming vereist is, vragen we die vooraf.